Журнал учёта трудовых договоров — важный элемент кадровой документации, который помогает работодателю систематизировать информацию о заключённых договорах и обеспечить их надлежащий учёт. Правильное ведение такого журнала необходимо для соблюдения трудового законодательства и обеспечения прозрачности в отношении работников. В этой статье мы расскажем, как правильно организовать журнал учёта, какие данные в нём должны содержаться и как избежать распространённых ошибок при его ведении.
Что фиксировать
В журнале учёта трудовых договоров необходимо фиксировать ключевые данные, касающиеся каждого заключённого трудового договора. В первую очередь это должна быть информация о сотруднике: фамилия, имя, отчество, должность, дата рождения, номер и серия паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Также нужно указать дата заключения договора, его срок, а также условия работы, например, режим рабочего времени или характер трудовой деятельности.
Не менее важным является фиксация данных о типе договора: бессрочный, срочный, с пробным сроком или на определённый проект. Это помогает отличать различные виды договоров и понимать, когда нужно пересматривать условия трудового соглашения, например, при окончании срока действия срочного договора. Также необходимо отмечать реквизиты документов, на основании которых был заключён договор, такие как приказы или решения, подтверждающие назначение на должность.
В журнале следует фиксировать все изменения, касающиеся условий труда. Это могут быть переводы на другие должности, изменения в графике работы, а также дополнительные соглашения или изменения в условиях труда, например, о временных изменениях рабочего времени, трудовой функции или оплате труда. Эти записи важны для правильного ведения кадровой документации и контроля за соблюдением трудового законодательства.
Дополнительно важно фиксировать все даты расторжения трудовых договоров и их причины. Это включает как увольнение по собственному желанию, так и по инициативе работодателя. Такая информация поможет отслеживать историю трудовых отношений сотрудников и в случае необходимости предоставить сведения для проверок трудовых инспекций или других государственных органов.
Электронный или бумажный
Выбор между электронным и бумажным форматом для ведения журнала учёта трудовых договоров зависит от нескольких факторов, включая размер компании, её возможности и требования законодательства. Электронный журнал имеет явные преимущества, такие как удобство поиска, возможность хранения большого объёма данных без физического пространства и высокая степень защиты информации. В современном мире, где цифровизация кадровых процессов становится стандартом, электронный формат помогает ускорить обработку данных, а также минимизирует риск ошибок, связанных с человеческим фактором.
Однако при переходе на электронный формат важно соблюдать требования безопасности и защиты данных, включая шифрование информации и контроль доступа. Электронные журналы должны быть защищены от несанкционированного доступа, а также иметь возможность резервного копирования для предотвращения потерь данных. Кроме того, на определённые моменты в истории могут понадобиться распечатки журнала для внешних проверок или предъявления документов в суд, поэтому важно предусмотреть возможность печати.
Бумажный журнал остаётся актуальным для небольших организаций, которые не готовы к переходу на цифровизацию или не имеют соответствующих технических возможностей. Он позволяет легче контролировать информацию, особенно если компания работает в небольшой сфере и количество трудовых договоров ограничено. Однако его ведение требует большего физического пространства для хранения и значительно увеличивает риски потери документов или повреждения их из-за неправильного хранения.
Проверки и ответственность
При ведении журнала учёта трудовых договоров работодатели обязаны соблюдать требования трудового законодательства, поскольку несоответствие установленным правилам может повлечь за собой административную и юридическую ответственность. Трудовые инспекции регулярно проверяют кадровую документацию на соблюдение норм, и журнал учёта трудовых договоров является одним из ключевых элементов в проверках. Важно помнить, что при отсутствии или неправильном ведении журнала компания может быть оштрафована. Штрафы могут варьироваться в зависимости от тяжести нарушения, и их размер может достигать значительных сумм, что негативно отразится на финансовом положении предприятия.
Ответственность за ошибки в ведении журнала учёта трудовых договоров может лежать на руководителе организации или ответственном кадровике. Например, за нефиксирование трудовых договоров или отсутствие подписей сотрудников в журнале могут быть наложены штрафы. К тому же, если в журнале отсутствуют записи об изменениях условий труда, расторжении договоров или переводах сотрудников, это может привести к юридическим последствиям, таким как необоснованные иски со стороны работников или даже проблемы с налоговыми и социальными выплатами.
Кроме административных штрафов, компании могут столкнуться с рисками потери репутации. Нарушения в кадровом учёте могут привести к недоверию со стороны сотрудников, партнёров и инвесторов. Важно помнить, что правильно ведённый журнал учёта не только помогает избежать штрафов, но и служит доказательством соблюдения трудовых прав работников. В случае трудового спора или судебного разбирательства грамотно оформленные данные в журнале могут стать ключевыми для защиты интересов компании.
Кроме того, в случае проверок со стороны налоговых органов или проверок трудового законодательства, отсутствие должным образом оформленного журнала учёта может быть воспринято как нарушение порядка ведения кадровой документации. Это может повлиять на возможные санкции не только в отношении организации, но и её сотрудников. Поэтому важно обеспечить надёжный контроль за ведением журнала и периодически проверять его соответствие требованиям законодательства.
Примеры ведения
Правильное ведение журнала учёта трудовых договоров требует чёткого соблюдения установленных стандартов. Например, в первой колонке следует указать номер записи в журнале, чтобы быстро находить нужные документы. Далее фиксируются данные о сотруднике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность и номер трудового договора. Каждая запись должна содержать дату заключения договора, а если договор срочный, то также указывается дата его окончания. В случае изменений условий трудового договора или его расторжения необходимо дополнить информацию в журнале, указывая дату и причины изменений.
Для удобства многие компании предпочитают использовать электронные форматы журналов, где данные автоматически заполняются в заранее подготовленные поля. В таком случае важно, чтобы информация была доступна для быстрого поиска и фильтрации по различным критериям. Например, можно ввести фильтр по дате начала договора или по типу заключённого договора, чтобы быстро найти необходимую запись в случае проверок или внутренней отчётности. Важно также регулярно обновлять журнал, фиксируя в нём все изменения, такие как переводы сотрудников на другие должности или изменения в их трудовых условиях.
Дополнительно, в журнале следует предусмотреть специальную строку для подписей сторон — работодателя и работника. Это поможет удостовериться, что обе стороны согласны с условиями договора и подтверждают их. В случае расторжения трудового договора или его изменений, каждая сторона также должна поставить свою подпись, что является доказательством согласования условий.