Миграционный учёт — важный процесс для любой компании, нанимающей иностранных работников. Правильное оформление миграционного учёта помогает избежать штрафов и правовых последствий. В этой статье мы шаг за шагом разберём, как HR-специалистам правильно оформить и вести учёт иностранных граждан, нанятых на работу. Мы рассмотрим все обязательные документы, сроки уведомлений и ключевые аспекты, которые помогут вам избежать ошибок при приёме иностранных сотрудников.
Куда подавать документы
При оформлении миграционного учёта для иностранных работников, важно правильно направить все необходимые документы в соответствующие государственные органы. Первый шаг — это подача уведомлений в миграционную службу. Сведения о приёме на работу иностранных граждан должны быть отправлены в территориальный орган Федеральной миграционной службы (ФМС) не позднее 3 рабочих дней после оформления трудового договора.
Кроме того, работодателю необходимо уведомить местные органы МВД, если иностранный гражданин подлежит регистрации по месту работы. Это касается как временной, так и постоянной регистрации, и должно быть сделано в течение 7 рабочих дней после начала трудовой деятельности. В случае, если работник был трудоустроен по временной или срочной визе, также потребуется уведомить миграционную службу о начале его работы.
Ещё одним важным этапом является подача документов в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР), особенно если иностранец оформлен по патентной системе. ПФР должен быть уведомлён о начале трудовой деятельности для правильного начисления взносов на обязательное пенсионное страхование.
В некоторых случаях также потребуется уведомление налоговой службы (ФНС) — например, если работник является налоговым резидентом другого государства или если его трудовая деятельность в России связана с начислением специальных налоговых льгот.
Какие формы использовать
Для оформления миграционного учёта необходимо использовать несколько стандартных форм, которые регламентируются российским законодательством. Первая из них — форма уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина, которая направляется в территориальный орган МВД. В документе нужно указать основные сведения о работнике, такие как его Ф.И.О., гражданство, данные паспорта, а также дату начала трудовой деятельности и сведения о работодателе.
Если речь идет о регистрации иностранного работника по месту жительства или пребывания, требуется заполнить форму уведомления о регистрации иностранного гражданина, которая отправляется в миграционную службу. Этот документ подтверждает, что работник имеет разрешение на пребывание в России, и что его трудовая деятельность соответствует законодательным требованиям.
Дополнительно для выполнения обязательных пенсионных и социальных отчислений работодателю нужно будет использовать форму расчёт по начисленным страховым взносам, которая подаётся в Пенсионный фонд России и Фонд социального страхования. Эти формы позволяют зафиксировать выплату всех положенных взносов в рамках трудовых отношений с иностранными сотрудниками.
Ответственные лица
В процессе оформления миграционного учёта и соблюдения всех нормативных требований важным аспектом является определение ответственных лиц на каждом уровне компании. В первую очередь, это отдел кадров или HR-менеджер, который отвечает за сбор и проверку документов от иностранных сотрудников, их правильное заполнение и своевременную подачу в органы МВД. Также именно HR отвечает за формирование пакета документов для регистрации и учета.
Дополнительно важную роль играет финансовый отдел, который следит за правильным расчётом и выплатой обязательных налогов, сборов и взносов для иностранных сотрудников. Он обязан контролировать, чтобы все отчисления в ПФР, ФСС и ФОМС были произведены в соответствии с законодательными требованиями, а также следить за оформлением налоговых вычетов, если это необходимо.
Юридический отдел также играет ключевую роль в процессе миграционного учёта, так как он отвечает за проверку соответствия документов требованиям законодательства. Юристы компании могут консультировать по вопросам получения разрешений на работу, а также о правомерности оформления трудовых договоров с иностранцами. Они также помогают в случаях судебных разбирательств или проверок со стороны миграционных органов.
Кроме того, руководитель компании или его заместители несут ответственность за общее соблюдение миграционного законодательства и внутренние процедуры, касающиеся найма и учета иностранных сотрудников. Это включает в себя принятие решений по стратегическому найму иностранных граждан, обучение и информирование кадров о новых требованиях, а также принятие мер для предотвращения нарушений.
Сроки по закону
Сроки по закону для оформления миграционного учёта иностранных работников строго регламентированы, и их нарушение может привести к административным санкциям. Согласно действующему законодательству, работодатель обязан уведомить МВД о трудоустройстве иностранца в течение трёх рабочих дней с момента заключения трудового договора. Это обязательство распространяется как на иностранных граждан с временным разрешением на работу (РВП), так и на тех, кто имеет вид на жительство (ВНЖ).
Важно учитывать, что если сотрудник прибывает в Россию с целью работы, ему необходимо зарегистрироваться по месту пребывания в течение семи рабочих дней с момента въезда. Невыполнение этого требования также может привести к штрафам. Работодатель, в свою очередь, должен контролировать, чтобы вся информация, касающаяся миграционного учёта, была подана в установленные сроки.
Кроме того, сроки хранения документов также имеют свою специфику. Все миграционные документы, связанные с трудовой деятельностью иностранных граждан, должны храниться на протяжении три года после завершения трудовых отношений. Это важно как для внутреннего учёта компании, так и для защиты интересов работодателя при возможных проверках со стороны государственных органов.