Электронные трудовые книжки — это современный формат учёта трудовой деятельности, который пришёл на смену традиционным бумажным книгам. Введение электронных трудовых книжек позволило упростить процесс ведения документации, повысить её безопасность и улучшить доступность для работников и работодателей. Однако переход на электронный формат требует внимательности и соблюдения некоторых правил. В этой статье мы расскажем, что важно знать об электронных трудовых книжках, как их правильно оформлять и какие плюсы и минусы связаны с этим нововведением.
Кто обязан перейти
С 2020 года в России все работодатели обязаны предоставлять работникам возможность выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой. Однако обязательный переход на электронный формат касается новых работников, вступающих в трудовые отношения с работодателем после 1 января 2021 года. Для них электронная трудовая книжка будет основной, и вести её необходимо в обязательном порядке, без возможности выбора. Работодатель обязан уведомить нового сотрудника о переходе на электронную форму и зарегистрировать его трудовую книжку в системе ПФР.
Кроме того, работники, уже имеющие трудовые книжки в бумажном виде, могут также решить перейти на электронный формат. Для этого им нужно подать заявление в электронном виде через личный кабинет на портале Госуслуг или через работодателя. Таким образом, сотрудники, не желающие вести бумажную трудовую книжку, могут выбрать её электронную версию, но это решение остаётся на усмотрение самого работника.
Необходимо отметить, что физические лица, работающие по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), не являются объектом обязательного перевода на электронные трудовые книжки. Такие работники не имеют трудовых книжек в принципе, и переход на электронный учёт их трудовой деятельности не предусмотрен.
Важно помнить, что государственные учреждения и частные компании, независимо от их формы собственности, обязаны внедрять электронные трудовые книжки для своих сотрудников, если те выбрали электронный формат. Этот переход предусмотрен законодательством и касается всех организаций, включая малый и средний бизнес, а также индивидуальных предпринимателей, нанимающих работников.
Плюсы и минусы
Плюсы электронных трудовых книжек очевидны: они упрощают процесс хранения и учёта трудовой деятельности работников. Благодаря цифровому формату работодатели могут легко вносить изменения, контролировать хронологию трудовой деятельности и предотвратить потерю документов. Электронная трудовая книжка доступна в любое время через личный кабинет на портале ПФР, что позволяет работникам отслеживать изменения в своей трудовой биографии, а также упрощает процессы получения справок и других документов.
Одним из важнейших преимуществ является снижение риска ошибок. В отличие от бумажных трудовых книжек, которые могут быть испорчены или утеряны, электронная версия надежно защищена от повреждений. Кроме того, её легче передавать между организациями при смене работы, что значительно ускоряет процессы трудовых взаимоотношений. В случае споров или вопросов, связанных с трудовым стажем, электронная версия позволяет быстро найти нужные данные.
Однако у системы есть и некоторые минусы. Во-первых, для перехода на электронный формат требуется обновление инфраструктуры — организациям необходимо обеспечить доступ к интернету, а также обучить сотрудников работать с новыми системами. Во-вторых, несмотря на технические преимущества, некоторые работники могут испытывать трудности с восприятием и использованием электронных трудовых книжек, особенно те, кто не привык работать с цифровыми технологиями. В случае потери доступа к порталу ПФР или сбоя системы возможны задержки в оформлении документов.
Как оформлять
Оформление электронной трудовой книжки начинается с того, что работник должен выбрать электронный формат и уведомить об этом работодателя. Для этого достаточно подать заявление через личный кабинет на портале Госуслуг или напрямую работодателю. Работодатель, в свою очередь, должен зарегистрировать сотрудника в системе ПФР, передав все необходимые данные для создания электронной трудовой книжки. Важно, чтобы работник подписал согласие на ведение документа в электронной форме.
После того как решение принято, работодатель обязан внести информацию о приёме на работу в электронную трудовую книжку. Все изменения в трудовой деятельности, такие как переводы, увольнения, отпуск или командировки, должны быть внесены в систему в течение нескольких рабочих дней с момента изменения данных. При этом работодателю необходимо следить за правильностью внесённых данных, поскольку ошибки могут повлечь за собой юридические последствия.
Работник может запросить выписку из своей электронной трудовой книжки в любое время через публичный портал ПФР. Важно отметить, что работодатель не имеет права изменять данные, если они были некорректно внесены. В случае ошибок или спорных ситуаций работник имеет право подать жалобу в пенсионный фонд для исправления информации.
Вся информация, связанная с трудовой деятельностью работника, будет храниться в системе ПФР, и доступ к ней будет открыт только для уполномоченных лиц. Важно помнить, что при увольнении работника все сведения о его трудовой деятельности остаются в электронном виде, что позволяет обеспечить удобство и прозрачность процесса трудоустройства.
Где хранится информация
Информация о трудовой деятельности работников в электронном формате хранится в системе Пенсионного фонда России (ПФР). После того как работник выбрал электронную трудовую книжку, все данные о его трудовой деятельности, включая приём на работу, переводы, увольнения и другие изменения, вносятся в эту систему. ПФР является официальным хранилищем этих данных, что гарантирует их надёжность и защищённость от несанкционированного доступа.
Доступ к информации из электронной трудовой книжки осуществляется через личный кабинет на портале Госуслуг или через систему ПФР, куда работник может войти с использованием своего логина и пароля. Работник также имеет возможность запрашивать выписки из электронной трудовой книжки, которые содержат все данные о его трудовом стаже и трудовых достижениях. Эта информация может быть использована для оформления пенсии, получения справок и других документов, связанных с трудовой деятельностью.
Несмотря на то, что данные о трудовой деятельности хранятся в централизованной системе ПФР, работодатель продолжает нести ответственность за корректность внесённых данных. В случае ошибок или спорных ситуаций работник может обратиться в ПФР для внесения изменений. Важно также учитывать, что вся информация защищена на уровне законодательства, что обеспечивает конфиденциальность личных данных сотрудников.